Zeitmanagement: Prioritäten führen zum Erfolg

Wünschen Sie sich auch den 48-Stunden-Tag, weil Sie den Stapel an liegengebliebenen Arbeiten und Aufgaben nicht mehr sehen mögen? Und leiden auch Ihre Mitarbeiter unter permanentem Zeitdruck? Dann haben Sie vermutlich nicht nur sehr viel Arbeit, sondern sehr wahrscheinlich auch ein Zeitmanagement-Problem.

Die Crux: Im Business-Alltag wird sehr oft vergessen, dass auch Zeit eine begrenzte Ressource ist. Das Resultat besteht in permanentem Stress, im ungünstigsten Fall ergibt sich aus verfehltem Zeitmanagement ein Produktivitätsstau, unter dem nicht nur wir selbst, sondern auch andere leiden. Der Ausweg aus der „Zeitfalle“ kann nur darin bestehen, dass wir immer wieder Prioritäten setzen und uns an diese Planung dann auch tatsächlich halten. Für Sie als Führungskraft geht es dabei nicht nur um das Zeitmanagement in eigener Sache, sondern auch darum, die Ressource Zeit für Ihr gesamtes Team im Blick zu haben.

Die richtigen Prioritäten sparen Zeit

Die Management-Wissenschaftler Julian Birkinshaw und Jordan Cohen haben über drei Jahre untersucht, wie Wissensarbeiter mit ihrer Zeit umgehen und wie sie ihr Zeitmanagement verbessern können. Ihr Credo lautet: Lernen Sie, unwichtige Tätigkeiten zu eliminieren oder an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf Arbeiten, die wirklich wertvoll sind. Mit ihren Forschungsarbeiten haben sie nachgewiesen, dass Wissensarbeiter rund 40 Prozent ihrer Zeit mit nicht zwingend notwendigen Tätigkeiten verbringen, die ihnen nur wenig persönliche Befriedigung oder Anerkennung bringen und ohne weiteres auch von anderen übernommen werden könnten. Als Grund dafür haben sie Denk- und Verhaltensmuster ausgemacht, die uns mehr oder weniger alle prägen: Sich von einer Aufgabe zu trennen, kann schwierig sein. Beschäftigt-sein und Wichtig-sein gehen auf einer emotionalen Ebene Hand in Hand. Unsere Vorgesetzten bringen dabei natürlich auch den Gedanken von immer größerer Effizienz – immer mehr Arbeit und Verantwortung – ins Spiel.

Aus Sicht von Birkinshaw und Cohen bedeutet effizientes Zeitmanagement für Wissensarbeiter, sich klarzumachen, welche Aufgaben für das jeweilige Unternehmen sowie die eigene Entwicklung von Bedeutung sind – alle anderen Tätigkeiten sind entweder irrelevant oder können abgegeben werden. Ihr Konzept haben sie mit 15 Führungskräften aus unterschiedlichen Organisationen ausprobiert, die dabei eine spannende Erfahrung machten. Durch die richtigen Prioritäten verbrachten die Manager pro Arbeitswoche sechs Stunden weniger mit Schreibtischarbeit, der Zeitaufwand für Meetings reduzierte sich ebenfalls um zwei Stunden.

Intelligente Reduktion – auch für ganze Unternehmen wichtig

Prioritäten können im Übrigen nicht nur für Wissensarbeiter respektive Individuen sondern für ganze Unternehmen erfolgsentscheidend sein. Management-Guru Peter Drucker mahnte bereits vor 60 Jahren, dass freiwilliger Verzicht für Unternehmen ein Wettbewerbsvorteil sein kann. Der US-amerikanische Berater Ron Ashkenas meint dagegen, dass sich viele Manager wie Kinder im Süßwarengeschäft verhalten. Die strategischen Entscheider wollen in der Regel immer mehr: Neue Technologien, neue Kundensegmente und die Besetzung immer neuer Märkte. In einem Artikel für den „Harvard Business Manager“ beschreibt Ashkenas Fallbeispiele von Unternehmen, die sich stattdessen für eine Reduktion entschieden haben und damit erfolgreich sind.

Beispielsweise hat das US-amerikanische Start-up Basecamp – früher 37signals – eine Portfoliobereinigung vorgenommen, nach der nur noch sein Topseller, eine Projektmanagement-Software, übrigblieb und deren Namen als Unternehmens- und Markennamen übernommen. In die gleiche Kategorie fällt die höchst profitable Lebensmittel-Kette Trader Joe´s, die in ihren Supermärkten statt der branchenüblichen 50.000 „stock keeping units“ im Schnitt nur etwa 4.000 Artikel führt. Auch die Expansion des Unternehmens betreiben die Trader-Joe´s-Manager eher behutsam. Pro Jahr eröffnen sie nur eine begrenzte Anzahl neuer Stores und fokussieren sich stattdessen auf die Qualität der Marke. Last but not least hat auch Apple bisher der Versuchung widerstanden, multiplen Produktvarianten des iPhones oder iPads auf den Markt zu bringen.

Weniger ist mehr – mit qualitativem Ansatz

Als Führungskraft sind Sie darauf angewiesen, Prioritäten nicht nur individuell, sondern für Ihr gesamtes Team zu setzen. Dafür benötigen Sie fachliche, persönliche sowie methodische Kompetenz. Wichtig ist, dass Sie dafür einen qualitativen Ansatz finden.

Praxistipps:

• Analysieren Sie ihre persönliche Zeitstruktur sowie die Zeitressourcen Ihres Teams.
• Setzen Sie Prioritäten im Hinblick auf das Erreichen wirklich wichtiger Ziele – Ihres Unternehmens sowie im Hinblick auf Ihre Karriereziele/die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter.
• Prüfen Sie regelmäßig, ob die von Ihnen definierten Prioritäten noch relevant sind.
• Streichen Sie unwichtige Aufgaben.
• Vermeiden Sie Doppelprioritäten.
• Delegieren Sie so viele Arbeiten wie möglich an kompetente Mitarbeiter.

Quellen:
https://bosch-ag.com/zeitdiebe/
http://www.harvardbusinessmanager.de/heft/artikel/intervention-fuer-produktiveres-arbeiten-a-928964.html
http://www.harvardbusinessmanager.de/blogs/us-firma-basecamp-konzentriert-sich-auf-ein-produkt-a-952962-2.html
http://de.wikipedia.org/wiki/Peter_Drucker