Zeitdiebe

oder: Sind Sie in der Matrix?

Kennen Sie Michael Endes Geschichte der kleinen Momo, die mit ihren Freunden gegen die Übermacht der „Grauen Herren“ wehrt? Die Zeitdiebe in diesem modernen Märchen sind im Auftrag der Zeitsparkasse unterwegs und hetzen die Menschen durch ihr Leben, das dadurch grau und freudlos wird.
Zwar ist die Story nicht zuletzt eine Parabel gegen „Zeiteffektivität“ und dafür, sich auf jene Dinge zu konzentrieren, die im Leben wirklich wichtig sind – jedoch verhilft ein sorgsamer Umgang mit der vorhanden Zeit auch im Business-Alltag zu mehr Autonomie und Arbeitsqualität.

30-Stunden-Tage sind eine Illusion

Vielleicht fühlen Sie sich in Ihrem Job dauerhaft gehetzt und durch chronischen Zeitmangel manchmal fast schon ausgebrannt. Sie haben das Gefühl, dass Ihre zeitliche Planung niemals stimmt, weil Unvorhergesehenes diese immer wieder durcheinander bringt. Das wirklich Wichtige bleibt regelmäßig liegen. Viele Abende verbringen Sie deshalb im Büro, auch viele Ihrer Wochenenden sind nicht arbeitsfrei.

In diesem Fall resultiert Ihre dauerhafte zeitliche Überlastung sehr wahrscheinlich nicht nur aus der objektiven Arbeitslast, sondern ist ein Symptom für zum Teil verfehltes persönliches Zeitmanagement. Machen Sie sich bewusst: Zeit – im Beruf und auch private Lebenszeit – ist eine endliche Ressource. Mehr als einen 24-Stunden-Tag bekommen Sie in diesem Leben nicht. Durch nachhaltiges Zeitmanagement können Sie mit Konsequenz, Mut und der richtigen Technik die Ressource Zeit jedoch in einer Weise nutzen, die an den Interessen Ihres Unternehmens ausgerichtet ist, Ihnen aber auch persönlichen Freiraum lässt.

Der erste Schritt – die Zeitdiebe analytisch dingfest machen

Der Management-Experte Lothar Seiwert hat für die Zeitnot vieler Führungskräfte einen prägnanten Satz gefunden, in seiner Formulierung werden wir fast ausnahmslos durch die „Tyrannei der Dringlichkeit“ getrieben. Im Zeitalter der digitalen Kommunikation und einer globalisierten Welt hat sich dieser Druck nochmals potenziert: Smartphones garantieren ständige Erreichbarkeit, auch das Versenden und Empfangen von E-Mails ist an keine Arbeitszeit gebunden. Soziale Netzwerke wie Twitter, Google+ und Facebook sind heute auch als Marketing- und Business-Plattform wichtig, zudem erfordern Internet-Recherchen ebenso Zeit wie Meetings oder Video-Konferenzen. Das Problem dabei: Eine Priorisierung von Aufgaben ist damit in der Regel nicht verbunden. Im Gegenteil versetzt Sie die digitale Technik oft in eine Position, aus der heraus Sie nur noch reagieren.

Gutes Zeitmanagement beginnt mit Analyse, durch die Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe dingfest machen. Als ersten Schritt auf Ihrem Weg zu selbstbestimmter und damit effektiver Arbeitszeit raten wir dazu, dass Sie Ihren normalen Arbeitstag – vielleicht im Ablauf einer Woche – unter zeitlichen Gesichtspunkten akribisch protokollieren. Die einzelnen Punkte nehmen Sie sich danach auch unter Prioritätsaspekten vor: Wie oft sind Sie durch Telefonate, E-Mails oder informelle Fragen bei einer wichtigen – und konzentrierten – Arbeit unterbrochen worden? War das Zwei-Stunden-Meeting am Mittwochnachmittag wirklich wichtig? Welche Aufgaben, die für Sie zeitlich belastend sind, können Sie ohne Qualitätsabstriche für Ihr Produkt und/oder die Kommunikation in Ihrem Team an andere Mitarbeiter delegieren?

Durch Priorisieren in die Matrix

Eine auf den ersten Blick recht simple Zeit- und Aufgabenmanagement-Matrix wird auf den US-amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgeführt. Später wurde sie durch den ebenfalls US-amerikanischen Bestseller-Autor Stephen R. Covey in seinen „Seven Habits of Highly Effective People“ in detaillierter Weise aufgegriffen. Aufgaben werden dabei in vier Quadranten nach den Kriterien „Dringend/Nicht dringend“ sowie „Wichtig/Nicht wichtig“ einsortiert:

• A-Aufgaben – „Notwendigkeit“

sind sowohl dringend als auch wichtig. Dazu gehören beispielsweise Anliegen der Unternehmensleitung und wichtiger Kunden, wichtige Termine und alle anderen Aufgaben, deren Nichterledigung zu ernsthaften Problemen oder Krisen führen kann. In diesem Bereich ist Ihre unmittelbare Leistung und Präsenz erforderlich. Sie agieren hier eher fremdbestimmt.

• B-Aufgaben – „Qualität, Kreativität“

umfassen Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind. Sie umfassen beispielsweise die langfristige Arbeit an Projekten, die Entwicklung von Konzepten, die analytische und/oder kreative Lösung von Problemen, aber auch Networking, die Förderung Ihrer Mitarbeiter und die Optimierung Ihrer eigenen Expertisen.

Je mehr Aufgaben sich in diesem Bereich befinden, desto größer ist Ihre eigene Handlungsfähigkeit. Sie sind hier selbstbestimmt und kreativ. Bei einer Vernachlässigung der B-Aufgaben werden sich viele von ihnen allerdings irgendwann zu dringenden A-Aufgaben entwickeln. Hier finden sich oft bereits einige Anhaltspunkte für sinnvolles Delegieren, ohne die Kontrolle über das „große Ganze“ zu verlieren.

• C-Aufgaben – „Routine“

sind nicht wichtig, erscheinen jedoch dringlich. In diesem Bereich verbergen sich beispielsweise ein großer Teil der E-Mail-Flut und viele Meetings, zahlreiche Anrufe und Besucher, die eigentlich nur ein paar Minuten unserer Zeit in Anspruch nehmen wollen. Manchmal flüchten wir uns in diesen Sektor, sei es, dass wir einige dieser Arbeiten durchaus gerne machen oder damit A- und B-Prioritäten verschieben.

C-Aufgaben verlangen uns eine Entscheidung ab, ob sie uns – und das Unternehmen – unseren Zielen näher bringen. Wenn nicht, werden sie möglichst konsequent an andere delegiert.

• D-Aufgaben – „Überflüssiges“

besitzen weder Dringlichkeit noch Wichtigkeit – viele davon lassen sich ersatzlos streichen.

Wenn Sie sich in dieser Aufgaben- und Zeitmanagement-Matrix auf einer guten Position – im A- oder B-Bereich – befinden, erledigt sich ein großer Teil des Zeitdrucks automatisch. Die Voraussetzungen dafür – Priorisieren sowie Delegieren – trainieren Sie entweder „on the job“ oder in einem gezielten Coaching.

Zeitmanagement-Tipps:

• Analyse Ihrer persönlichen Zeitstruktur
• Priorisieren Ihrer Aufgaben mit Blick auf die Unternehmensziele und Ihre persönlichen Ziele
• Entwicklung und regelmäßiger Check Ihrer persönlichen Zeitmanagement-Matrix
• Delegieren, Delegieren und nochmals Delegieren!

Quellen:
http://www.inhaltsangabe.de/ende/momo/
http://www.zeit.de/karriere/2012-08/zeitmanagement-stress/komplettansicht
http://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip
http://de.wikipedia.org/wiki/Stephen_Covey